1. Anmelden: Gewerbeamt oder direkt Finanzamt
Gewerbetreibende melden ihr Gewerbe beim Gewerbeamt ihrer Stadt oder Gemeinde an. Das Gewerbeamt informiert das Finanzamt automatisch. Freiberufler, etwa Berater, Dozenten, Designer oder Heilberufe, brauchen keine Gewerbeanmeldung und melden sich direkt beim Finanzamt.
Ob deine Tätigkeit gewerblich oder freiberuflich ist, ist nicht immer eindeutig. Im Zweifel klärt das Finanzamt die Einordnung.
2. Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Innerhalb eines Monats nach Beginn deiner Tätigkeit musst du dem Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung übermitteln. Das geht nur elektronisch über ELSTER, das Online-Portal der Finanzverwaltung. Für ELSTER brauchst du ein Benutzerkonto, dessen Aktivierung einige Tage dauern kann – registriere dich also rechtzeitig.
Danach bekommst du deine Steuernummer. Die brauchst du für deine Rechnungen.
- Angaben zu dir, deinem Unternehmen und deiner Bankverbindung
- Geschätzter Umsatz im Gründungsjahr und im Folgejahr
- Geschätzter Gewinn – daraus setzt das Finanzamt deine Vorauszahlungen fest
- Entscheidung, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen willst
Schätze realistisch. Ist der Gewinn zu hoch angesetzt, zahlst du zu hohe Vorauszahlungen. Ist er zu niedrig, kommt später eine hohe Nachzahlung.
3. Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
Als Kleinunternehmer stellst du keine Umsatzsteuer in Rechnung und gibst in der Regel keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab. Dafür kannst du dir auch keine Vorsteuer aus Einkäufen erstatten lassen. Auf deinen Rechnungen musst du auf die Steuerbefreiung hinweisen.
Seit 2025 gelten diese Grenzen: Der Umsatz im Vorjahr darf 25.000 Euro nicht überschritten haben, und im laufenden Jahr darf er 100.000 Euro nicht überschreiten. Im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25.000 Euro. Überschreitest du eine Grenze im laufenden Jahr, unterliegt schon der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, der Regelbesteuerung.
Du kannst auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Das lohnt sich etwa, wenn deine Kunden überwiegend Unternehmen sind und du hohe Anschaffungen hast. An den Verzicht bist du dann fünf Kalenderjahre gebunden.
4. Diese Steuern kommen auf dich zu
- Einkommensteuer auf deinen Gewinn. Das Finanzamt setzt dafür vierteljährliche Vorauszahlungen fest, fällig am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember.
- Umsatzsteuer, wenn du kein Kleinunternehmer bist: Du stellst sie in Rechnung, ziehst Vorsteuer ab und meldest sie per Voranmeldung über ELSTER.
- Gewerbesteuer nur für Gewerbetreibende, nicht für Freiberufler. Für Einzelunternehmer und Personengesellschaften gilt ein Freibetrag von 24.500 Euro Gewerbeertrag im Jahr. Die Gewerbesteuer wird zudem weitgehend auf deine Einkommensteuer angerechnet.
5. Belege, Buchführung und E-Rechnung
- Einzelunternehmer und Freiberufler ermitteln ihren Gewinn in der Regel mit der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Zur doppelten Buchführung verpflichtet sind Gewerbetreibende erst ab 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn im Jahr sowie Kapitalgesellschaften wie UG und GmbH.
- Trenne private und geschäftliche Zahlungen, am einfachsten mit einem eigenen Geschäftskonto.
- Bewahre Rechnungen und Belege geordnet auf. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen je nach Unterlage mehrere Jahre.
- Seit 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) von anderen Unternehmen empfangen können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen zu verschicken, startet gestaffelt ab 2027; Kleinunternehmer sind davon ausgenommen.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich den Fragebogen zu spät abgebe?+
Das Finanzamt erinnert dich in der Regel und kann ein Zwangsgeld androhen. Außerdem bekommst du ohne Fragebogen keine Steuernummer und kannst keine ordnungsgemäßen Rechnungen schreiben. Gib ihn also zügig ab.
Brauche ich als Gründer einen Steuerberater?+
Gesetzlich nicht. Für eine kleine EÜR schaffen es viele mit einer Buchhaltungssoftware selbst. Spätestens bei Umsatzsteuer, Mitarbeitern oder einer GmbH lohnt sich ein Steuerberater meist. Die Kosten sind als Betriebsausgabe absetzbar.
Ist der Gründungszuschuss steuerpflichtig?+
Nein, der Gründungszuschuss ist steuerfrei. Er gehört nicht zu deinen Betriebseinnahmen.
Allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 4. November 2026. Maßgeblich sind die Entscheidungen deiner Agentur für Arbeit bzw. deines Jobcenters.